De l’importance en management de bénéficier d’une analyse plutôt qu’une opinion

Combien de fois vous avez eu un collaborateur qui:

• A émis une opinion non fondée en réunion ?
• A exprimé une envie comme une réalité ?
• Présenté des ordres de grandeur ou un chiffre qui n’était pas étayé ?
• Demandé de trancher sans vous donner les tenants et aboutissants nécessaires ?

Si vous vous êtes déjà retrouvé dans cette situation, l’article qui va suivre pourrait vous être utile.

1) Demandez à ce que l’on vous communique une analyse plutôt qu’un a priori

La responsabilisation de vos équipiers passent aussi par leur « reconnaissance ».

Aussi quand Sylvie vient vous trouver pour vous dire qu’elle pense que « …. ».

Rappelez lui que sa parole vous est chère et que son professionnalisme vous pousse à plus de curiosité.

2) Instaurer une méthode d’analyse pour structurer les propos de vos collaborateurs

2.1) Commencez à demander plus d’effort pour le cas présent

Sylvie, j’entends votre avis, mais j’ai besoin de plus d’éléments pour me décider, pourriez-vous SVP revenir demain à 15h avec:

• Une analyse des causes du problème soulevé (ou des fondements / comparaisons / présentation des analyses portées à votre connaissance s’il s’agit d’une simple idée d’amélioration)
• Me présenter votre méthode d’analyse qui vous a conduit à l’avis que vous vous êtes fait
• Me proposer les différentes options qui s’offrent à nous avec pour chaque option, les risques et avantages rattachés

2.2) Généralisez la méthode de passation des informations

Après avoir demandé un premier effort à votre collaboratrice, demander à l’ensemble de vos collaborateurs, désormais, de venir vous trouver en vous présentant les éléments suivants

• Analyse des causes (pour les problèmes) / Fondements de l’idée portée à votre attention
• Déroulement de la méthode pas à pas qui a conduit au résultat porté à votre attention
• Présentation des différentes options possibles avec risques et avantages associés

Si vous arrivez dans une entreprise où vos collaborateurs n’ont pas l’habitude de structurer leurs pensées au début ils auront du mal à ne pas retombé dans le travers de l’opinion (a priori) plutôt que de l’avis résultant d’une analyse structurée.

Mais très vite votre équipe prendra l’habitude de présenter les choses ainsi (pour peu que vous demandiez systématiquement cet « effort » et refusiez les opinions hâtives).

Attention: Cela n’a évidemment pas cours pour la transmission d’informations « urgences » qui ne pourraient souffrir le délai de l’analyse (…).

3) Demandez à ce que vos interlocuteurs objectivent leurs propos

Ainsi, vous demanderez à ce que Frédéric remplace son « Nous avons dû retarder la livraison, le client sera livré hors des clous » par « Nous avons demandé un report de deux journées ouvrées pour la livraison des commandes 3254 à 3301 ce qui aura pour effet un retard effectif pour les clients de 3 jours ouvrés, chaque client a été informé par mail ce jour ».

Ou

Demandez à Magalie de préciser son « Les entretiens individuels d’années ne seront pas fini pour fin Décembre » pour « A ce jour 64% des entretiens individuels de fin d’années sont réalisés, et ce pour cause de surcroît de travail du pôle logistique, en Décembre nous aurons réalisés 84% des entretiens, le reste seront traités en Janvier avec l’accord des employés concernés ».

Il est de votre intérêt de faire prendre au plus vite ces bonnes habitudes et de les généraliser à toutes vos équipes.

Sans cela une part de leur travail d’analyse vous reviendra et viendra polluer vos tâches, vous prendrez du retard et serez moins performant.

De plus demander un effort à une personne est souvent valorisant si cela est bien présenté, cela prouve que cette personne peut mieux faire et que vous l’avez identifiée comme telle.